Заявление об увольнении по электронной почте: порядок для работника и кадровика

Работнику важно не только сообщить работодателю о намерении уволиться, но и выбрать форму, которая позволит подтвердить заявление и дату его получения. Кадровику, в свою очередь, нельзя заменять проверку документа предположением, что письмо с электронной почты сотрудника уже является достаточным основанием для увольнения.

Сначала выясните, действует ли кадровый ЭДО

Электронное заявление об увольнении может использоваться, когда работодатель ведёт кадровый электронный документооборот. В этом случае документ оформляют и подписывают способом, который предусмотрен для электронного взаимодействия. Наличие КЭДО меняет не только канал отправки, но и порядок подтверждения документа.

Если в организации КЭДО не применяется, обычное электронное письмо не стоит считать полноценной заменой заявления. Работнику безопаснее представить бумажное заявление с собственноручной подписью. Кадровику при получении такого письма следует запросить документ в надлежащей форме, а не сразу оформлять прекращение трудового договора.

Не путайте письмо, скан и документ в системе

Текст в теле e-mail, сообщение в мессенджере и скан заявления — разные способы передать информацию, но они не становятся автоматически кадровыми документами. Основной вопрос состоит в том, создано ли заявление в используемом КЭДО и подписано ли оно в установленном порядке. Только проверка этого обстоятельства позволяет определить дальнейшие действия.

Работнику полезно сохранить подтверждение оформления заявления в системе, если КЭДО используется. Кадровой службе следует проверить, подключён ли сотрудник к системе и соответствует ли полученный документ принятому формату. Если подтверждённого электронного оформления нет, следует предложить оформить заявление через КЭДО или передать бумажный оригинал.

Когда начинается срок предупреждения

По общему правилу работник предупреждает работодателя об увольнении не позднее чем за две недели. Отсчёт начинается со следующего дня после того, как работодатель получил надлежаще оформленное заявление. Поэтому дата отправки обычного письма и дата получения корректного документа могут не совпадать.

Для работника на испытательном сроке обычно предусмотрен трёхдневный срок предупреждения, для руководителя организации — один месяц. Кадровику не следует считать срок от неформального e-mail, если он не оформлен в порядке КЭДО. Работнику не стоит исходить из того, что отправка сообщения сама по себе уже запустила срок.

Особенности для иностранных граждан

Иностранные граждане и лица без гражданства, работающие по трудовому договору, используют те же правила оформления заявления об увольнении. Их миграционный статус не отменяет общих требований к форме заявления. Если у работодателя есть КЭДО, иностранный работник может воспользоваться им на общих основаниях при соблюдении установленного порядка.

Для кадровика правильная дата прекращения договора имеет дополнительное практическое значение: после увольнения иностранного сотрудника нужно отдельно проверить миграционные уведомления и сроки их направления. Проверенный материал не уточняет порядок и конкретные сроки таких уведомлений, поэтому их следует сверять применительно к ситуации работодателя.

Что проверить

• Уточните у работодателя, используется ли кадровый электронный документооборот.
• Если КЭДО действует, оформите заявление через систему и подпишите его в установленном порядке.
• Не полагайтесь только на обычное письмо, сообщение в мессенджере или скан заявления.
• Если КЭДО нет, подготовьте бумажное заявление с собственноручной подписью.
• Кадровику: проверьте, подключён ли работник к КЭДО и соответствует ли документ принятому формату.
• Зафиксируйте дату получения надлежаще оформленного заявления.
• Считайте срок предупреждения со следующего дня после получения корректного заявления.
• При увольнении иностранного работника отдельно проверьте применимые миграционные уведомления.